Как спланировать и провести мероприятие онлайн в период эпидемии COVID-19

Пандемия COVID-19, а также ограничения и новые практики, возникшие в результате кризиса, оставили неизгладимый след на многих отраслях промышленности. Мероприятия не являются исключением, это касается и онлайн-трансляций, и событий, проходящих в реальном времени, и «гибридных».
Поскольку спрос на виртуальные/гибридные мероприятия продолжает расти, вы должны учитывать это и разработать новый подход. Читайте так же: Проведение встреч и конференций в формате онлайн: как это сделать, если опыта нет.

Сосредоточьтесь на ответе на вопрос, кто ваша аудитория, а затем, опираясь на эти сведения, разрабатывайте контент. Переосмысление и переоценка формата мероприятия имеют решающее значение — способствуют вовлечению участников, влияют на их поведение и желание поделиться данной информацией.

Что это значит?

С тех пор как началась пандемия COVID-19, мы переходили от полностью виртуальных связей, совершенно не предполагающих физический контакт с кем-либо за пределами вашего дома, к постепенному ослаблению ограничений с сохранением дистанционных мер. Учитывая последние правительственные меры и социальные последствия в бизнес-секторе, вы должны ответственно подойти к вопросу организации онлайн-семинаров, конференций, вебинаров. И прежде всего вам нужно делать мероприятие инновационным как в физическом, так и в виртуальном пространстве.

Прогнозы

За нынешним периодом спокойных размышлений последует шквал активности и беспокойства по поводу того, как добиться успеха в условиях кризисной обстановки, ведь эпидемиологическая ситуация не полностью нормализовалась. Заинтересованные лица в компаниях будут обращаться к организаторам мероприятий и спрашивать: «Итак, что мы должны делать и как мы можем это сделать?»

И в этом случае ставка на людей в первую очередь сослужит вам хорошую службу. Посмотрите на участников вашего мероприятия — это различные типы людей, которые используют (или могут использовать) услуги, продукты и являются постоянными посетителями сайта вашей компании. Оцените опыт, поведение, цели и потребности ваших делегатов. Это, в сочетании с сегментацией аудитории, является мощным инструментом для продвижения событий (см. чек-лист ниже).

Стремясь к инновациям в соответствии с новой реальностью, проведите мозговой штурм, где продумайте новые способы взаимодействия. Создайте захватывающий опыт для участников, создав мероприятие с целью собрать единомышленников вместе, даже из разных мест по всему миру.

Чек-лист для планирования событий

1. Определите, кого ваша аудитория будет слушать с интересом

Лучший способ точно определить привлекательных спикеров события — это думать о реальных людях, составляющих вашу ЦА. Узнайте:

• кто они такие, откуда родом и какую работу выполняют;
• что изменилось в их жизни с момента кризиса и как это повлияло на их восприятие мира в целом и вашего бизнеса конкретно;
• какие коммуникативные предпочтения, если таковые имеются, возникли у них в результате введения ограничений, как ограничения повлияют на ваше взаимодействие до, во время и после события;
• каковы их цели при регистрации на событие;
• каковы ваши цели с точки зрения посещения ими мероприятия;
• какие проблемы вы видите, какие барьеры могут помешать достижению этих целей.

2. Примените сегментацию

Типичные методы сегментации маркетинга могут быть применены и при отборе персон. Сегментация обычно охватывает 4 основные категории:

• демографические данные (возраст, раса, пол, этническая принадлежность, семейное положение, доход, образование и тип занятости, например);
• психографию (ценности, желания, цели, интересы и образ жизни);
• поведение — их последний опыт участия в мероприятиях и то, какую обратную связь они дали организаторам, например;
• географию — регион проживания участников, культурный/социальный климат.

3. Сформулируйте желаемые результаты мероприятия

Тщательно построив детальную картину того, кто ваша аудитория, определите свои цели и сообщения, используя более широкий контекст ваших ответов на вопросы на этапах 1 и 2. Разбейте их на группы в соответствии с желаемым итогом мероприятия.

Используя эти советы, вы можете создать логичный план вашего мероприятия и сделать его максимально привлекательным и информативным для спикеров и слушателей.